לפתור אתגרים בעסק שלי תוך 8 שעות בלבד? הצחקתם אותי! Design Thinking

זו בדיוק היתה התגובה של מנכ"ל חברת המוצר, שבועיים לפני שהעברנו אצלו את סדנת ה Design Thinking שלנו.

טוב, בינינו, אפשר להבין אותו. הרי איך יכול להיות ששני אנשים זרים לארגון, זרים למוצר ולתהליך הפיתוח, זרים ללקוחות ושמעולם לא לקחו חלק באתגרים היומיומיים של החברה, יבואו לארגון ותוך מספר שעות יפתרו את האתגרים שלו?

אז זהו, שלא מדובר פה בקסם. זוהי שיטה.

וזה לא "זבנג והלכנו", זו התנעה של תהליך חשיבה ארוך טווח בארגון.

במאמר זה נבחן איך עשינו את זה.

בואו נחזור רגע להתחלה. מה זה בכלל Design Thinking?

אז כן, השם של מתודולוגית העבודה הזו קצת עלול להטעות, אנחנו לא מדברים פה על תהליכי עיצוב גרפי, עיצוב פנים או עיצוב אופנה. בתהליך הזה מדובר על עיצוב של החשיבה הארגונית - שינוי מהחשיבה הסטנדרטית והקיימת בו לחשיבה מונעת חדשנות לפתרון אתגרים ובעיות - כשהלקוח ו/או המשתמש במרכזה והחשיבה עליו היא המניע לתוצרים חדשניים.

את השינוי הזה עושים באמצעות מכלול פעולות קוגנטיביות וביצועיות המיושמות בתהליכים איטרטיביים (תהליכים חוזרים) המשתלבים בתהליכי המוצר או השירות הקיימים בארגון.

סדנת ה Design Thinking היא הגורם המאפשר לכל התהליך לקרות. היא ה Kickoff, הגדרת המטרות והיעדים, יישור קו בין כל הגורמים, הסכמה פה אחד, הגדרת חזון וערכים, וממנה יוצאים לתהליך של פיתוח המוצר/השירות/התהליך.

מה יוצא לנו מזה?

בסדנה מדברים ועובדים על:

המוצר/שירות/תהליך - הנושא של הסדנה שאנחנו באים לפתור או לשפר.

הלקוח - מי שמשתמש במוצר/שירות/תהליך שלנו, הנשוא.

המשתתפים - בעלי התפקידים הקשורים למוצר/שירות/תהליך, חכמת ההמונים, האנשים החכמים בארגון.

ערכים נלווים מהסדנה

• חיבור, אמפתיה והבנת חוויית הלקוח - חווית הלקוח במרכז השיח של הארגון והבנת הלקוח וצרכיו. כשמרכז השיח הינו גורם שלישי ולא ההעדפות הפרטיות שלנו, ההסכמה הרחבה בהישג יד, במהירות.

• הבנת המצב הקיים למציאת האתגרים - כל משתתפי הסדנה חוקרים את המצב הקיים אצל הלקוח עם המוצר/השירות/התהליך טרם התנעת תהליכי החדשנות. מחקר משותף לפרטים עוזר ליישר קו.

• מחקר מהיר ובדיקות הפתרונות ה Design Thinking משלב את מחקר המצב הקיים בראשיתו ומספק כלים שבודקים ומבטיחים את התוצרים שלו בין כל שלב ושלב בתהליך איטרטיבי.

• החזר ההשקעה - ROI -הבטחת הערך הגבוה ביותר לארגון במינימום השקעה - ובכך לייצר אסטרטגיה ברורה שנובעת משלב הרעיונאות, שמותאם למחקר ולנוקודת

• חדשנות על סטרואידים מפצחים יחד מהו "הדבר הבא" לארגון תוך שימוש בחוכמת ההמונים של משתתפי הסדנה.

• קבלת החלטות משותפות והסכמה פה אחד  -מיישור קו לגבי האתגרים הקיימים ועד מתן הפתרונות והתעדוף שלהם.

• עבודת צוות, חכמת המונים גיבוש והזדמנות להכיר את הצוותים שלך בצורה יותר טובה כולם יחד - העובדים עם ההנהלה, בכירים יותר עם בכירים פחות. משתתפים, מתבטאים, משחקים ויוצאים משגרת היום יום עם ערך אישי וערך לארגון.

[כשכולם מעורבים - יותר קל להגיע להסכמה פה אחד. מתוך Discovershop בשבוע אורקל]

מה כוללת סדנת ה Design thinking?

אז אחרי שהבנו את עיקרי היתרונות לארגון, למוצר ולשירות, עם הטמעת תהליכי Design Thinking וקיום הסדנה, בואו נבין איך סדנת ה Design Thinking בנוייה.

הבסיס של הסדנה בנוי משלב תיאום הציפיות + חמישה שלבי על:

1. יישור קו

2. מחקר וניתוח המצב הקיים

3. תכנון העתיד

4. בניית החזון

5. ובסוף הגדרת משימות לביצוע.

תחת כל אחד מהשלבים האלו ישנו סט כלים מונחה, שמובילים את משתתפי הסדנה לתוצאות האידיאליות הרצויות.

שלב תיאום הציפיות (טרום הסדנה)

ביום בו פנה אלינו אותו מנכ"ל בחברת מוצר, היה זה היום בו הוא הבין שהוא רוצה ליצור שינוי ולהוביל את המוצר שלהם לשלב הבא ובאמצעות כך לפתח את כלל הארגון.

זה לא משנה אם מדובר במוצר או שירות חדש, פיצ'ר חדש, שינוי קהל יעד, גיוס, מיתוג, קביעת ערכים, שינוי שיטות העבודה הקיימות או אפילו התייעלות פנימית - כל החלטה שכזו, מן הסתם, מלאה באתגרים.

חלק מהאתגרים ידועים, חלקם נסתרים, וזה ברור שכדי להניע את התהליך חייבים לדבר על האתגרים, למפות אותם, וכמובן לתעדף נכון את הטיפול בהם. רק כשיש לנו את כל זה נוכל באמת לצאת לתהליך חשיבה על הפתרונות והחדשנות.

כדי שהסדנה תהיה אפקטיבית, ממוקדת פתרונות רלוונטיים לאתגרים, וכדי שהיא לא תזלוג מצרכי הארגון - אנחנו מקיימים שיחת תיאום ציפיות עם הנהלת הארגון.

בשיחה זו אנו מבינים את עיקרי המטרות מהצד העסקי ואלו משמשים לנו כאבני דרך בהנחיית הסדנה. יחד עם ההנהלה אנחנו קובעים מי צריכים להיות משתתפי הסדנה ומוודאים שתהיה נציגות של כל המעורבים הרלוונטיים בה.

[הכנת השטח - עבודת ההכנה והגדרת מטרות לפני שיוצאים לדרך]

שלב א' - ממריאים, כולם לעלות!

הידד, ריכזנו את כל חכמי השבט בחדר אחד. עכשיו הגיע הזמן לחמם מנועים, לכוון מצפנים ולהניע אותם בתהליך.

כדי שזה יקרה, כל הנוכחים צריכים להסכים על:

1. מה רוצים להשיג?

2. למה אנחנו רוצים להשיג את זה?

3. איך נשיג את זה?

[כולם יחד עובדים כצוות. חכמת ההמונים על סטרואידים]

קובעים את התשובות לשלושת הנקודות האלו והן ישמשו לכולנו כ"מצפן" להמשך הסדנה ולא רק. זה מה שילווה מעתה את כל תהליך ה Design Thinking של אותו ארגון.

שלב ב'- מאיפה בעצם באנו?

כולם בארגון שלכם יודעים מה קורה היום, נכון?!

אז זהו… שלא. גם אם כולם חשופים למצב הנוכחי אצלכם בארגון ובאתגרים זה לא אומר שכולם מבינים אותו באותה הצורה.

עם סט הפעילויות שאנחנו מעבירים בחלק הזה בסדנה - אנחנו מנתחים יחד את המצב הקיים - אם זה בתוך הארגון או אם זה אצל לקוחותיו. בסוף השלב הזה אנחנו מבינים יחד מהן נקודות הכאב, התסכול, הקשיים והאתגרים של הלקוח ושלנו.

בשלב זה,

[ניתוח המצב הקיים - השלב החשוב ביותר בסדנה כדי להבין את האתגרים, הרבה לפני שמוצאים להם פתרונות]

שלב ג' - צאו מהקופסה. חשיבה לעתיד.

בעבר היינו צריכים לכתת רגלינו ולעבור בין חכמי השבט, כלומר חכמי הארגון, אבל אלו לא תמיד היו לנו זמינים, לא תמיד היו במלוא תשומת הלב, ולפעמים כל אחד מהם נתן לנו עצה שונה והפוכה מהשני.

היום, עם קיום הסדנה, כולם יושבים איתנו באותו חדר. כולם חושבים *יחד* על אותם האתגרים, לכולם יש את אותו המצפן (כן, אותו אחד שהגדרנו בשלב א').

זה השלב בו יש סט משחקונים נוסף שמפעילים את כל המוחות של משתתפי הסדנה, לתת רעיונות - הכי פרועים והכי יצירתיים שלנו, ואח"כ לדון עליהם ולתעדף אותם.

[מציגים את הפתרונות החדשניים רגע לפני התיעדוף]

איך מתעדפים? פה מתחיל החלק היותר מדיד בתהליך. חישוב הערך אל מול ההשקעה הנדרשת. מה יותר קל ליישום ומה פחות? מה נותן לי ערך גבוה יותר לארגון וללקוח ומה פחות? ושוב, גם פה אנחנו מסיימים את השלב כשיש החלטה פה אחד בחדר על הפתרונות והתיעדוף שלהם.

[שלב התיעדוף - מורידים את מה שיש לו ערך נמוך]

שלב ד' - תנו לי ב WOW!

כתיבת החזון לביצוע היא לא רק שלב תיאורטי. זה המקום בו אנחנו מסבירים במקסימום שלושה משפטים מה הפתרונות שלנו ישיגו. למי הם ישיגו? מה הם ישיגו? וקביעת החלק המדיד - שהוא ה WOW.

[אם קל להסביר - אז כנראה שצדקנו. אם גם הפלנו כמה לסתות אז הרווחנו בענק]

הנה שתי דוגמאות להמחשת חזון מפרויקטים קודמים שלנו:

1. כל הנוסעים בנמל התעופה (זה ה"מי") יוכלו לבצע בידוק בטחוני מכני-אוטומטי (זה ה"מה") ובכך הם יקצרו את זמן השהייה שלהם לפני הטיסה ב 35 דקות בממוצע (זה ה"וואו")

2. הקונים שלנו (זה ה"מי") יוכלו לצפות ברכישות הקודמות שלהם (זה ה"מה") ויוכלו לעשות רכישה חוזרת בקליק אחד בלבד (זה ה"וואו").

כן. גם פה ממשיכים הלאה כשיש הסכמה פה אחד.

שלב ה' - הפשילו שרוולים, הגיע הזמן לעבוד!

זה לא סוד שבסדנאות הכל נראה טוב ויפה, אבל בפועל - כשחוזרים לעולם האמיתי, הדברים נראים קצת אחרת. מה שעובד שם - לא עובד כאן.

כדי שהזהב, הפנינים והיהלומים שייצרנו יחד במהלך הסדנה לא ילכו לטמיון, צריך לחשוב ביצוע.

ת'כלס - מה אנחנו בארגון הולכים לעשות מחר בבוקר?

בשלב זה אנו מייצרים תעדוף עבודה וחלוקה לפי משימות. איזה צוות מבצע איזו משימה ובאיזה שלב, כשלוח המשימות והחלוקה בו מתקיימת לפי 3 פרמטרים: לטווח הקרוב המיידי, לעתיד הקרוב ולעתיד הרחוק. אליו מתלווה רשימת ה Backlog המפורטת.

[מתכוננים למחר, אחרי שכל האדרנלין שצברנו בסדנה יתפוגג לו]

האסימונים נופלים!

זהו. הגיע הזמן לסכם. זה השלב האהוב עלינו ביותר-זה לא סוד. השלב בו נפתחות העיניים של המשתתפים בתדהמה. אנחנו מסיימים את הסדנה, אבל עוצרים רגע, נזכרים איך התחלנו את היום שלנו - עם הגדרה מעורפלת ולעיתים גם מבולבלת.

ואיך סיימנו אותו - ברגע שיש לנו תוצר מתועדף ומשימות לביצוע. זה השלב בו לכולם בחדר יש תחושת הישג וניצחון! זה הרגע שבו לכל השאלות שאיתן נכנסנו לסדנה יש גם תשובות.

וגם אנחנו, מנחי הסדנאות, נרגשים בכל פעם מחדש מהתוצאה והערך הגבוה שיש למתודולוגיה זו.

[שלב הסיכום - ההתפעלות מהדרך שעברנו בכלום זמן]

איך אני עושה את זה?

הסדנה הבאה יכולה להיות אצלכם בארגון.

רוצים להתייעץ? לשמוע עוד? להכיר את הסדנאות הנוספות שאנחנו מנחים?

אנחנו כאן בשבילכם: Discovers.co.il | office@discovers.co.il | Faceboock

[צרו קשר - תרוויחו בענק]