סיפור על פיתוח סדנה מורכבת בשידור חי ל״שיפור חווית הגיוס לעבודה״ ותוצאותיה

זהו סיפור על אתגר שנוגע לכולנו: ״חווית הגיוס לעבודה״ ועל סדנה קצת אחרת, ייחודית.

לפני כחודשיים פנתה אליי דורית שר, מומחית בטרנספורמציה עסקית ממוקדת לקוח, והפנתה את תשומת ליבי לפוסטים של עדי פורת, מנחה מומחה למציאת השביל האישי או המקצועי הנכון לאדם ולקבלת החלטות מודעות יותר.

הפוסטים של עדי דיברו על הקושי והאכזבה של מועמדים וארגונים בתהליכי הגיוס. התהליכים קשים, ארוכים ומתסכלים.

דורית ביקשה ממני להנחות סדנת התנעה לפרויקט גדול שעדי והיא מובילים ליצירת דו״ח פתרונות לארגונים לשיפור חווית הגיוס אליהם.

מיד קפצנו על ההזדמנות.

לתרום לקהילה ולקיים סדנאות ציבוריות לפתרון אתגרים משמעותיים שנוגעים לציבור רחב, במיוחד בימים אלו, זה ה DNA שלנו.

השלב הבא היה לפתח סדנת Design Thinking מותאמת לנושא כסדנת התנעה שתאפשר למצוא פתרונות מחוץ לקופסא, ממוקדים, אחרי שננתח את נקודות הכאב המשמעותיות ביותר בתהליך לסוגי הפרסונות השונות שמעורבות באתגר.

אבל הפעם לא סתם סדנה, אלא סדנה ציבורית. כזו שמערבת 24 משתתפים מכל סוגי התעשייה והתפקידים, מועמדים או מגייסים, ושתשודר בשידור חי על מנת לאפשר לצופים להשפיע על תוצאות הסדנה מבחוץ.

לצפייה בהקלטת הסדנה: לינק לרישום.

שידור חי? איך עשינו את זה?

‏‏יצאנו עם פרסום שאיפשר לכל אחד:

1. להשתתף - לאחר מילוי סקר כך שנבין מאיזה תעשייה הם מגיעים אלינו, האם מסטרטאפ או מחברה גדולה ומה התפקיד שלהם על מנת שנוכל לבנות צוותים הטרוגניים כמה שאפשר.

2. לצפות בסדנה ולהשפיע מבחוץ (דרך זום או פייסבוק).

בנוסף לכל אלה הסדנה שודרה ליייב בפייסבוק בקבוצה שלנו: Design Thinking Israel

אז מה השגנו בסדנה?

נתחיל מהסוף....

הפתרונות הממוקדים שעלו לפתרון האתגר לאחר 4 שעות סדנת Design Thinking:

• מנטורינג בנושאי גיוס למנהלים המגייסים

• סוג של A/B Testing למודעות גיוס כדי להבין איזה מהן עובדת הכי טוב ומייצרת קו״ח טובים יותר

• כלי מיון קו״ח מבוסס בינה מלאכותית

• שיתוף פעולה בין מגייסים מחברות שונות

• הסמכה חיצונית ע״י גוף בעל סמכות בתחום משאבי אנוש

• תהליך משוב אנונימי (של המועמד) בתום תהליך הגיוס

• במקום מייל שלילה גנרי, דף משוב עם קריטריונים מ 1 עד 5

• מערכת שקיפות מלאה שמראה בצורה קלה לגישה איפה המועמד בתהליך, כמה זמן נותר ומה הלאה

• לייצר תהליך שקוף להגדרת משרה בארגון

• אמנה של תהליך גיוס פנים ארגוני, שקוף שיכיל לדוגמא: SLA לחזרה למועמד, פרסום התנאים מראש וכו׳

• לתת לאיש מהמחלקה שעושה את התפקיד לשוחח עם המועמד

• סדנת חווית מועמד פנים ארגונית, ממש כמו זאת שעשינו פה!

• להגדיר בתהליך מה תחום השיפוט של המנהל המגייס ומהן דרגות החופש שלו

• יצירת ארגז כלים למנהל המגייס

• סקר פנים ארגוני על תהליך הגיוס

למה הפתרונות האלה ולא אחרים?

כדי לענות על כך, נתחיל מההתחלה...

---

בניית הסדנה ועקרונותיה

לקחנו את העקרונות של סדנאות Design Thinking, ופיתחנו סדנה מותאמת אישית לאתגר, לזמן שניתן לנו (4 שעות), לכמות המשתתפים והעובדה שהסדנה היא אונליינית.

יצקנו 6 פעילויות שונות ו- 4 צוותי עבודה (6 אנשים בצוות) שיעבדו בחדרים פרטיים בזום כאשר בחדר הראשי המשודר בלייב, נישאר אני, דורית ועדי על מנת להסביר מה קורה בחדרים ומה אנחנו בעצם עושים בכל פעילות ופעילות - מוטיבציה ומסקנות לקראת פתרון האתגר שלנו.

בחרנו בפעילויות ליצירת אמפתיה למעורבים המשמעותיים באתגר שלנו, בניתוח המסע שלהם בתהליך הגיוס, מיקוד לנקודות הכאב המשמעותיות שלהם במסע ואז חשיבה ויצירת פתרונות לנקודות הכאב הללו.

בתחילת כל פעילות הצוותים ״נזרקו״ ל- Breakout Rooms בזום, פיצ׳ר מעולה שמאפשר למנחה לפתוח חדרי משנה לעבודות צוות ובתום הפעילות להחזיר את הצוותים לחדר הראשי לדיון קבוצתי וסיכום הפעילות לפני המעבר לפעילות הבאה.

המעברים הללו אפשרו לנו לקיים דיון עם הצופים בחדר הראשי בלי להפריע לצוותים העובדים במרץ.

הקושי בלתפעל את החדרים והסדנה בחדר הראשי מתבטא בג׳ינגול בין קבוצת הוואטסאפ של המנחים בחדרים על מנת להסתנכרן לגבי הזמנים והאתגרים בכל צוות, לבין להגיד את הדברים הנכונים כדי להשאיר את הקהל הצופה בעניין, לבין לקבל מסרים מקבוצת הפייסבוק לגבי קשיים בהתחברות לצפייה בסדנה.

לא מעט פעמים מצאתי את עצמי מתבלבל בין כל המדיות השונות :) ואז אומר לעצמי: ״משה - פוקוס!״

פעילות 1: יישור קו

פתחנו את הסדנה בפעילות הגדרת המטרה. מה אנחנו מנסים להשיג בסדנה: ״שיפור חווית הגיוס לעבודה״. לוח הפעילות: https://bit.ly/2OIP89E

אז למה לפתור את האתגר:

1. חוויה ויחס למועמד

2. תדמית ארגונית

3. התהליך לא יעיל

4. פערים

ואיך נפתור אותו:

1. סטנדרטים ונהלים, ערכים ואסטרטגיית גיוס

2. תיאום ציפיות

3. שקיפות

4. סינון טוב יותר

5. שימוש בטכנולוגיה ופלטפורמות

6. להקנות כישורים למגייסים

7. הקניית משאבים לתהליך הגיוס

8. שיפור נקודות ההתממשקות

9. התרשמות מקצועית טובה יותר

חשוב לציין שאת ה״איך״ פה אנחנו מבצעים על מנת לתת לאנשים לשפוך את שעל ליבם לפני שיוצאים לדרך לסדנה. הרי לא נקפוץ לפתרונות לפני שעברנו ניתוח מצב קיים ולפני שיצרנו אמפתיה למעורבים באתגר.

מטרה נוספת ל״איך״ פה היא שנוכל בתום הסדנה להשוות את הרעיונות הסופיים והממוקדים ל״איך״ הראשוני ולראות שעברנו דרך חשובה.

פעילות 2: יצירת אמפתיה

בפעילות זו יצרנו אמפתיה לארבע פרסונות שמעורבות באתגר בצורה המשמעותית ביותר:

1. מועמד עובד

2. מועמדת מנהלת

3. מגייס מקצועי

4. משאבי אנוש

כל צוות ייצר אמפתיה לפרסונה אחת מבין הארבע בלוח הפעילות: https://bit.ly/30EVKv0.

מה הבנו?

הבנו שבועז, המועמד העובד שמחפש עבודה כבר מספר חודשים אחרי שפוטר מעבודתו בגלל הקורונה, מרגיש מאוד חסר בטחון עם דימוי עצמי נמוך, מתמודד בצורה שלילית עם התסכול שלו, מתפשר ומנסה לשפר את עצמו.

בועז היה רוצה שיתנו לו צ׳אנס ומנסה להיות אופטימי ולעודד את עצמו.

לגבי דגנית, מועמדת מנהלת, שמחפשת עבודה בדיסקרטיות, מנסה לדייק מה היא מחפשת, לייצר איזון ותיאום ציפיות מהעתיד. לדגנית רצון לשינוי אך מפחדת מכך, מאוד מתרגשת ולא מעוניינת ממגייסות ילדות שיתסכלו אותה. נזהרת ופונה לאימון אישי, מעדכנת את הפרופיל שלה ברשתות החברתיות ולא מוכנה להתפשר.

אלה, ממשאבי אנוש, רודפת אחרי עצמה - אין לה זמן! גם צריכה לעבוד עם המנהל המגייס שעושה לה צרות, גם מנסה לסנן קו״ח וגם אין לה משאבים... הפכה מאוד רובוטית והפסיקה לעבוד עם הלב בגלל כמויות קו״ח והראיונות.

ואחרון חביב, ויטאלי, המנהל מגייס, מתוסכל מהתהליך, עמוס מאוד וצריך לראיין ולדבר עם מועמדים ללא נסיון בנושא...מבולבל ולחוץ ללא משאבים, קורא לעזרה בעקבות שחיקה ומנסה להשתפר בתהליך. לבסוף מרוצה כי הוא מצא עובד מתאים!

פעילות 3 ו-4: מסלול משתמש ותעדוף נקודות הכאב

בפעילות זו ניסינו להבין יחד עם המשתתפים מה עובר על ארבעת הפרוסונות שלנו בזמן מסע הגיוס על הלוח הזה: https://bit.ly/2OKD2N1. הבנו לפרטים מה כל אחד מהם עושה, חושב ומרגיש בכל אחד משלבי הגיוס- מרגע פתיחת המשרה והחיפוש ועד החתימה על החוזה או הסירוב. מיקדנו את הכאבים שלהם לפי השלבים במהלך המסע וירדנו לפרטים קטנים וחשובים לשלבים הבאים.

לאחר מכן יצאנו להצבעה על נקודות הכאב המשמעותיות ביותר. בחרנו ותעדפנו 6 נקודות כאב לכל פרסונה.

ואז נכנס הריגוש :) - הציבור הצופה בסדנה קיבל הזדמנות להשפיע ולהוסיף נקודת כאב נוספת להשלמת 7 נקודות כאב לפרסונה ע״י הצבעה בצ׳אט.

הפתקית שקיבלה את מירב הקולות הועלתה אוטומטית מעל הקו האדום.

להלן תעדוף נקודות הכאב של כל אחת מהפרסונות במסע שלהן, מהתעדוף הגבוה ביותר לפתרון האתגר ועד התעדוף הנמוך:

בועז, המועמד העובד

1. חוסר שקיפות לגבי התנאים

2. מיפוי הקשרים העסקיים שלו (בזמן ההחלטה לגבי משרות רלוונטיות)

3. מבחן טכני מוגזם שאינו קשור למשרה

4. חוסר קשר בין תיאור המשרה לתפקיד (בזמן הראיון הטלפוני)

5. חוסר שקיפות לגבי מתי יקבל תשובות

6. מנסה להבין איפה הוא היה חלש לעומת מועמדים אחרים

7. מקווה שלא מפסיד משרה טובה יותר...

דגנית, המועמדת המנהלת

1. מקבלת משוב לא מספק בזמן הסירוב

2. אי כבוד הדדי - מרגישה שלא מכבדים אותה והיא לא מכבדת את המראיין ה״ילדותי״ לטענתה

3. מבחן שהתבקשה לעשות לפני שבכלל דיברו איתה על המשרה...

4. ״עד שעברתי את כל התהליך ואלו התנאים״?!

5. ״מה זה מייל השלילה הגנרי הזה״?!

6. ״למה אף אחד לא מסביר לי את החוזה״?

7. ״למה שואלים אותי שאלות לא חוקיות״?

אלה, ממשאבי אנוש

1. שיחות מתסכלות עם מועמדים שצריכות להוביל להחלטה

2. חוסר שביעות רצון מחברות ההשמה

3. לא מבינה את התפקיד כדי להסביר למועמד

4. ניכור ולקוניות מול המועמד

5. פערים באינטרקציה מול המנהל המגייס

6. חשה אי נוחות לתת מענה שלילי למועמד

7. תיסכול שלא יכולה להגיד את התרשמותה הכנה 

ויטאלי, המנהל המגייס

1. ״האם לשים הגדרות קשוחות כדי להרחיק מועמדים לא מוכשרים״?

2. מייל סירוב עם נוסח קבוע

3. ״אולי אני עובר על החוק״?

4. ״מקווה שלא טעיתי״

5. ״אני לא מספיק לחזור לכולם״

6. מתחמק מלתת משוב למועמדים שלא התקבלו

7. רוצה לתת למועמד תחושה שרואים ומכבדים אותו אל מול הצורך למיין מספרים גדולים

8. 
   

לסיכום

ניתן לראות נקודות כאב שחוזרות על עצמן והופכות להיות הכאבים המשמעותיים של תהליך גיוס כיום:

• חוסר במענה אישי - מייל סירוב שבלוני עם נוסח קבוע, חוסר זמן ומשאבים לחזור לכולם

• חסר משוב למועמד שלא התקבל

• חוסר שקיפות לגבי התנאים מראש

• מבחנים טכניים גוזלי זמן ולא הגיוניים בשלב מאוד מוקדם בתהליך

• חוסר הבנה לגבי התפקיד ע״י הגורמים המגייסים - ולבסוף - אי התאמה בין תיאור המשרה למה שבאמת מחפשים

ואז הגיעה החדשנות

פעילות 5 ואחרונה: פתרונות - חדשנות

לא פחות מ 75 (!) פתרונות, חלקם יצירתיים וחלקם פחות עלו על הלוח הזה: https://bit.ly/32JSl0P. בחרנו מבין שלל הרעיונות את הרעיונות המשמעותיים ביותר:

1. מנטורינג בנושאי גיוס למנהלים המגייסים

2. סוג של A/B Testing למודעות גיוס כדי להבין איזה מהן עובדת הכי טוב ומייצרת קו״ח טובים יותר

3. כלי מיון קו״ח מבוסס בינה מלאכותית

4. שיתוף פעולה בין מגייסים מחברות שונות

5. הסמכה חיצונית ע״י גוף בעל סמכות בתחום משאבי אנוש

6. תהליך משוב אנונימי (של המועמד) בתום תהליך הגיוס

7. במקום מייל שלילה גנרי, דף משוב עם קריטריונים מ 1 עד 5

8. מערכת שקיפות מלאה שמראה בצורה קלה לגישה איפה המועמד בתהליך, כמה זמן נותר ומה הלאה

9. לייצר תהליך שקוף להגדרת משרה בארגון

10. אמנה של תהליך גיוס פנים ארגוני, שקוף שיכיל לדוגמא: SLA לחזרה למועמד, פרסום התנאים מראש וכו׳

11. לתת לאיש מהמחלקה שעושה את התפקיד לשוחח עם המועמד

12. סדנת חווית מועמד פנים ארגונית, ממש כמו זאת שעשינו פה!

13. להגדיר בתהליך מה תחום השיפוט של המנהל המגייס ומהן דרגות החופש שלו

14. יצירת ארגז כלים למנהל המגייס

15. סקר פנים ארגוני על תהליך הגיוס

לסיכום

זהו. יש לנו פתרונות ברורים לאתגר, ממוקדים, ה-20% שיניבו 80% ערך לפתרון האתגר לאחר שמיפינו את נקודות הכאב, מתוך מסלול הפרסונות, לאחר שיצרנו אמפתיה אליהם.

עכשיו העבודה האמיתית מתחילה - לפרוט את הפתרונות, לאפיין אותם טוב ולבדוק אותם מול ארגונים ומועמדים. הכדור חוזר לעדי ודורית ולפרויקט ״השושנה״.

רוצים בהזדמנות זאת להגיד תודה לכל המנחים שאיפשרו את הפעילות המורכבת הזו שוב, בוגרות סמינר המנחים באקדמיה שלנו להכשרת מנחי סדנאות Design Thinking אונליין או פרונטליות: נטע גרנות, שרית לב וגלית מור-משורר. תודה ל-24 המשתתפים בסדנה. כל זה בזכותכם!

ותודה ענקית לדורית שר ועדי פורת שחשפו לנו את הפרוייקט המשמעותי הזה ונתנו לנו הזדמנות להיות חלק קטן ממנו ולעשות הסטוריה.

רוצים לדעת איך מניעים סדנאות כאלה?

מגוון קורסים והכשרות באקדמיה לחדשנות של Discovers.

קורס היכרות בסיסי אונליין

רוצים להבין על מה המהומה סביב Design Thinking ואיך עושים אותו באונליין?

סמינר מנחי סדנאות פרונטלי

להיות מנחה סדנאות פרונטליות, לדעת לפתח סדנה פרונטלית מותאמת אישית לכל ארגון ולכל אתגר, להתעשר בטיפים ולקבל מנטורינג מהמומחים בתחום עם ליווי אישי לאחר הסמינר.

סמינר מנחי סדנאות אונליין

להיות מנחה סדנאות אונליין, לדעת לפתח סדנה אונליין מותאמת אישית לכל ארגון ולכל אתגר, להתעשר בטיפים ולקבל מנטורינג מהמומחים בתחום עם ליווי אישי לאחר הסמינר.